Quản trị ĐỘI SEO cho SEO Manager

Quản trị đội SEO là một điều hết sức khó khăn, bởi người làm SEO đa phần đều trải qua làm việc độc lập, chính vì thế kỹ năng làm việc nhóm kém. Điều này gây nên các ức chế trong quá trình thực thi công việc của thành viên đội SEO. Dẫn đến những yêu cầu của Leader ( người lãnh đạo ) không được đáp ứng, nguyên nhân 80% dẫn đến Fail dự án bởi không bám sát được kế hoạch SEO đã vạch ra.

Dự Án SEO

Các Giai Đoạn Của Dự Án SEO ( Ảnh : meolamseo.com )

Kế hoạch SEO là gì?

Kế hoạch SEO đơn giản là xây dựng các bước giải quyết các vấn đề hoặc mục tiêu mà lãnh đạo và khách hàng đưa ra, nó bao gồm những vấn đề về thời gian, chi phí, nhân sự,…Tất cả đều dựa trên nguồn lực có thể đáp ứng của công ty hoặc tổ chức. Kế hoạch SEO bao gồm 2 loại kế hoạch chính dưới đây:

Kế hoạch tổng thể:

Kế hoạch SEO tổng thể hay còn hiểu là kế hoạch SEO mang tầm chiến lược, nhằm giải quyết mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp, bởi vì doanh nghiệp luôn đặt ra câu hỏi cho SEO Manager "Bao lâu, Bao nhiêu người, Bao nhiêu tiền & Được gì" .

  • Mục tiêu dự án: mục tiêu của SEO nhằm cải thiện việc kinh doanh của doanh nghiệp thông qua lưu lượng truy cập. Nhằm lựa chọn các bộ từ khoá có lượt search tương ứng để triển khai.
  • Phân tích đối thủ: nhằm đưa ra KPI thực thi ( số liệu : content, social, link, traffic của page cần SEO và các page đặt link nội bộ tới page SEO của đối thủ top 1-3 ).
  • Lộ trình SEO: rõ ràng với chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp bao lâu họ phải chờ đợi.
  • Nhân lực: điều doanh nghiệp quan tâm bạn cần bao nhiêu người để giải quyết mục tiêu. Đôi khi nhiều người lo lắng về nhân sự cồng kềnh, họ yêu cầu nhân sự kiêm nhiều việc, nhưng nó không thực sự hiệu quả khi nhân sự không phát huy được đúng thế mạnh và khả năng của mình.
  • Chi phí (tài lực & vật lực): với doanh nghiệp, họ là người có tiền đề đầu tư, nhưng rõ ràng nó phải nằm trong khả năng cân đối của họ. Thường sẽ không quá 20% – 30% doanh thu của họ, nó bao gồm chi phí nhân lực và các chi phí công cụ, và chi phí quảng bá.

Lưu ý: với bản kế hoạch SEO tổng thể khi trình SẾP duyệt, thì phải được trình bày trên PowerPoint. Rõ ràng tất cả vấn đề bằng các con số thể hiện trên bảng tính hay biểu đồ. Thể hiện rõ ràng nhất phần doanh nghiệp sẽ được khi thành công và những kế hoạch dự phòng tránh rủi ro để đảm bảo tỉ lệ thành công cao nhất có thể.

Kế hoạch thực thi:

Kế hoạch SEO thực thi đơn giản là những hành động được sắp xếp trong giai đoạn thực thi, nếu kế hoạch SEO tổng thể là kế hoạch dài hạn, thì kế hoạch SEO thực thi được coi là kế hoạch ngắn hạn được thực hiện hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày.

kế hoạch thực thi SEO

kế hoạch thực thi SEO của SEO Manager giao cho các SEO leader triển khai thực thi với team họ ( Ảnh : meolamseo.com )

Xác định yêu cầu công việc:

Xác định yêu cầu của SEO Manager trong kế hoạch SEO thực thi như hình trên, trong một khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc tại các “Trang Cần SEO & Trang Tin Tức Đặt Link Nội Bộ”.

  • Số bài cần viết.
  • Số backlink.
  • Số tương tác social.
  • Số lượt truy cập.

Xác định nội dung công việc:

Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 4W (what, where, when, who). Trong đó:

  • Làm cái gì: thường người ta hay gọi đơn giản là các list task, task hoặc sub task các đầu việc có thể định lượng với con số rõ ràng.Ví dụ với đội content ( 150 bài viết ), đội link link ( 900 backlink ).
  • Địa điểm, không gian thực hiện: đơn giản là xây dựng nguồn dữ liệu ( nguồn content or nguồn diễn đàn, blog, nơi để xây backlink, nguồn group chất để kéo traffic ).
  • Thời gian thực hiện kế hoạch (timeline): Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như “công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp”.
  • Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch: gồm SEO manager giá sát kết quả được báo cáo bởi SEO leader & được thực hiện bởi SEO member.

Lưu ý: với bản kế hoạch SEO thực thi nên sử dụng Excel hoặc các tool như tomsplanner.com. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi, giám sát và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

Triển khai công việc dự án SEO:

Sau khi xây dựng kế hoạch, nhiều đơn vị không triển khai bám sát được kế hoạch, bởi kế hoạch đa phần có những mục tiêu mập mờ. Vì vậy hãy cố gắng đọc kĩ phần kế hoạch SEO ở trên để triển khai kế hoạch một cách sát sao nhất tránh bị fail.

Giao việc là như thế nào?

Giao việc là một nhiệm vụ của người quản lý nhằm giảm bớt phần việc của chính mình và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng. Tuy nhiên, không phải người sếp nào cũng biết giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả.

Quản lý SEO giao việc

Quản lý SEO giao việc ( Ảnh : meolamseo.com )

Manager giao việc cho leader:

  • Gọi là list task hay group task ( dựa theo bảng kế hoạch SEO thực thi ở trên ).
  • Giao cho leader content: số bài cần viết & yêu cầu onpage, bố cục.
  • Giao cho leader link: số link cần đi & yêu cầu chất lượng ( DA, PA or CF, TF ).
  • Thời gian giao việc: hàng tháng hoặc toàn dự án.

Leader giao việc cho các member:

  • Leader content giao cho member số bài viết hàng tuần.
  • Leader link giao cho member số backlink cần đi hàng tuần.
  • Nơi đi xây dựng backlink.

Triển khai giao việc:

Riêng phần này nên sử dụng các công cụ, như vidupm.com hay seobeginner.com, em cũng đang cố gắng phát triển một tool quản lý SEO riêng, có thể public sau này. Tuy nhiên trên phần này em hướng dẫn 9 bước sử dụng trên vidupm để quản lý tiến độ SEO.

B1: Thêm người dùng vào Dự án

Một khi dự án được tạo ra, cần có người thực thi cố gắng phân rã nhân lực theo các nhóm nhiệm vụ:

  • SEO Manager.
  • Leader link.
  • Leader content.
  • Member content.
  • Member link.

Thông tin bao gồm chức danh, email & số điện thoại.

Thêm user vào dự án

Thêm user vào dự án & phân rã nhiệm vụ cho từng user ( Ảnh : meolamseo.com )

B2: Tạo task và chỉ định task cho từng người.

Có 3 loại task :

  • List task: SEO Manager giao những đầu việc lớn cho leader như ( 150 bài viết or 1000 backlink ).
  • Task: sau khi nhận từ Manager, leader giao việc trong 1 tuần  ( 30 bài or 100 link ).
  • Sub task: sau khi họp với team, đội content lên tiêu đề viết 1 tuần đó, đội link thì lên số lượng và data đi xây dựng backlink tuần đó.

Giao task cho nhân sự

Giao task cho nhân sự ( Ảnh : meolamseo.com )

Trong lúc add task và sub task, lưu ý các bạn cần phải thêm người thực thi vào và ngày bắt đầu cũng như ngày kết thúc trong task để giám sát nhân sự có làm đúng theo kế hoạch không.

B3: Thêm cột mốc (Add Milestones).

Bạn có thể thêm các mốc quan trọng vào dự án của bạn theo mục tiêu của bạn.

Thêm mốc thời gian cho task list

Thêm mốc thời gian cho task list ( Ảnh : meolamseo.com )

Những mốc thời gian, này chính là deadline của những đầu việc lớn ( task list ) giao cho các leader.

Lưu ý: để có thể giao việc dễ dàng, SEO manager phải rõ ràng các đầu việc thông qua kế hoạch SEO thực thi, tránh tuyệt đối giao việc kiểu chung chung không có con số rõ ràng. Cần tính toán dựa trên số lượng nhân sự hiện có và khả năng thực tế của nhân sự, sẽ tăng dần khối lượng công việc & áp lực theo thời gian cho nhân sự thực thi để tối đa hoá hiệu suất làm việc của họ.

Báo cáo SEO:

Báo cáo SEO bao gồm 3 phần chính là báo cáo của đội content, báo cáo của đội link và báo cáo của SEO manager tới khách hàng, nhằm giám sát được việc đi đúng lộ trình & hiệu quả của việc thực thi:

Báo cáo đội content:

Với đội content, các SEO leader chỉ quan tâm tới các báo cáo đơn giản là ai viết, viết bài nào, viết ngày nào. Còn về việc tối ưu Onpage hay chất lượng bài viết phải mặc định khi đào tạo đầu tiên, phải làm đúng các checklist. Làm sai quá 3 lần cho nghỉ việc lấy gương cho người dưới ( tất nhiên 2 lần sai trước phải nhắc nhở ).

Báo cáo bài viết của content writer

Báo cáo bài viết của content writer ( Ảnh : meolamseo.com )

Lưu ý : mọi báo cáo đều phải cập nhật vào cuối ngày và leader sẽ thống kê vào cuối tuần và báo cáo lại cho SEO manager số lượng mỗi người trong cuộc họp đầu tuần.

Báo cáo đội link:

Với đội link đơn giản là việc báo cáo việc xây dựng backlink của mình hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Để leader có thể thống kê và đánh giá được số lượng và chất lượng link trước khi báo cáo trình cho manager.

Hỉnh ảnh dưới đây, là ứng dụng vidupm vào báo cáo backlink, có cung cấp các thông tin cơ bản như:

  • Destination Url: link cần SEO, trong ví dụ của em là đường dẫn của trang tienanhplus
  • Website Url: chính là nơi chèn backlink, trong ví dụ của em là thế giới SEO
  • Owner: chính là chủ nhân, người đi xây dựng backlink
  • Kind: loại link ( text hoặc hình ảnh ).
  • Status: trạng thái của link ( cái này cứ chọn active ).
  • Type: loại link
  • Website type: loại website, đi xây dựng backlink ( forum, blog comment,…)
  • Vendor: người viết bài cho anh em đi link. 

 Báo cáo backlink Báo cáo backlink hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng cho leader & manager ( Ảnh : meolamseo.com )

Phần này các bạn nếu không muốn add thủ công từng link mội thì có form excel mẫu ở ” Download Sample Excel ” thêm vào hàng loại rồi sau đó up luôn lên ở nút ” Browse ” màu xanh lá cây nhé. Sau này leader sẽ kiểm tra ở phần lọc, sẽ lọc được ngày tháng và người thực thi xây dựng backlink.

Báo cáo của SEO Manager:

Báo cáo của SEO manager tới khách hàng phải thật rõ ràng, đơn giản và đầy đủ những yếu tố mà khách hàng quan tâm:

  • Bao nhiêu từ khoá top.
  • Bao nhiêu lượt truy cập.
  • Bao nhiêu lượt nhấn vào nút gọi.
  • Bao nhiêu lượt bắt đầu chat.
  • Bao nhiêu lượt gửi form.
  • Bao nhiêu lượt đặt hàng online thành công.

Đôi khi nhiều sếp yêu cầu mục tiêu doanh thu, và SEOer nói là không thể tính được. Đó là một phần kinh nghiệm thực tế của anh ta với quản lý chưa cao chứ không phải vấn đề kinh nghiệm thực thi SEO.

Một công thức đơn giản cho những ai cần tính điều đó:

B1 : tính click dự kiến

CTR dự kiến * Search volume = Click dự kiến.

B2 : tính số chuyển đổi dự kiến ( dựa vào tỉ lệ chuyển đổi của marketing dự kiến 3% ).

Click dự kiến ở trên * 3% = Số chuyển đổi marketing dự kiến.

B3 : nếu website phải trải qua bước chốt sale ( dựa vào tỉ lệ chuyển đổi của sale tính ra số chuyển đổi cuối cùng ).

Số chuyển đổi marketing dự kiến * tỉ lệ chuyển đổi của sale = Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng.

B4 : sau đó dựa vào giá trị đơn hàng trung bình của năm trước để tính.

Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng * giá trị đơn hàng trung bình = doanh thu dự kiến.

Tất nhiên những con số trên khi tính ra chỉ là dự kiến, tuy nhiên cũng giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan về họ được gì.

tính số đơn hàng dự kiến

tính số đơn hàng dự kiến ( Ảnh : meolamseo.com )

Lưu ý: phần báo cáo cho doanh nghiệp hãy trình bày bằng PowerPoint có các con số và biểu đồ, hình ảnh minh hoạ rõ ràng. Hôm nào em rảnh e sẽ làm file báo cáo mẫu cho anh em dùng cho chuyên nghiệp nhé, giờ gần tết cũng bận mà.

Đo lường hiệu quả

Nhiều người làm việc, họ khá chủ quan và tin 100% vào báo cáo của nhân viên, điều đó khiến họ thực sự bị động & đôi khi khiến những quyết định sai lầm. Chính vì thế phần đo lường này chính là một cứu cánh

Đo lường chất lượng content:

  • Tỉ lệ cuộn trang.
  • Số comment trên trang.
  • Số like trên trang.

Phần này cần thiết để theo dõi chất lượng nội dung của các bạn nhân viên viết và tất nhiên phải đem nội dung quảng bá, kéo visit về thì mới có đầy đủ thông số mới có thể thực hiện đo lường được.

Đo lường chất lượng link:

  • Số link được index.
  • DA trung bình của nơi đi backlink.

Phần này, sau khi nhận báo cáo hàng tháng của nhân viên, SEO leader thường sẽ thực hiện export báo cáo từ trong phần backlink manager của vidupm, sau đó anh ta đem đi kiểm tra index bằng các công cụ. Tiếp đến anh ta dùng API của MOZ để đo lường hàng loạt DA của những nơi đã đi backlink và tính DA trung bình của mình so sánh với đối thủ.

Đo lường tương tác social:

  • Truy cập từ mxh vào từng bài.
  • Like từng bài viết.

Phần này chính là quảng bá nội dung sau khi đội content thực hiện được nội dung chất lượng cao, hãy nhớ nội dung có hay đến mấy mà không tiếp cận người dùng quan trâm thì cũng coi là RÁC RƯỞI, đem bỏ đi là hơn. Phần này kiểm tra khá đơn giản bằng UTM mỗi khi đi share và dùng Ahrefs để kiểm tra tất cả các bài trong trang.

Đo lường chuyển đổi:

  • Đo lường live chat.
  • Đo lường gửi form.
  • Đo lường nhấn nút call.
  • Đo lường đặt hàng online thành công ( E-Commerce )

Phần chuyển đổi giúp đánh giá được mức độ thành công của dự án SEO, tuỳ vào những mục tiêu nhất định khi lập kế hoạch SEO tổng thể ban đầu. Tuy nhiên nếu một dự án nhiều từ khoá TOP mà không sinh ra được nhiều chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ bắt đầu câu chuyện cần suy nghĩ. Hoặc là thay nhân sự, hoặc là không tiếp tục sử dụng kênh marketing đó nữa. Nên SEO manager hãy cẩn thận khi làm phần đo lường này.

Kết bài:

Những phần ở trên là sử dụng phương thức đo lường thông qua các công cụ API Moz, Ahrefs, Google Tag Manager & Google Analytics. Phần này em sẽ biên những bài hướng dẫn sử dụng & đo lường sau nhé, bởi vì nếu viết thì có thể nó lên đến 20.000 word, nên sẽ có những bài chi tiết & video để mọi người thực hiện nhé. Phần này em không đào tạo đâu nhé, nếu em chỉ đào tạo SEO với GSA, nếu khi học hỏi về SEO manager em sẽ support thôi, chứ không dạy nhé.

Nguồn : meolamseo.com

Quản trị ĐỘI SEO cho SEO Manager
4 (80%) 3 votes

About the Author Tiến Anh Plus

Hiện tôi đang làm chủ blog tienanhplus.com chuyên chia sẻ các kinh nghiệm và kiến thức về SEO. Từ năm 2014 tôi là người đầu tiên tham gia Hangout thảo luận cùng John Mueller và các webmaster nổi tiếng trên thế giới .”

  • Huy Lê says:

    Cái phần mềm quản trị project là phần mềm gì vậy admin

  • Trung says:

    Chào bác, Em có sử dụng phần mềm vidupm.com mà bác hướng dẫn. Sao em sử dụng vẫn không thấy SEO TOOLS bác nhỉ ?

  • >