Quản trị ĐỘI SEO cho SEO Manager

Quản trị đội SEO là một điều hết sức khó khăn, bởi người làm SEO đa phần đều trải qua làm việc độc lập, chính vì thế kỹ năng làm việc nhóm kém. Điều này gây nên các ức chế trong quá trình thực thi công việc của thành viên đội SEO. Dẫn đến những yêu cầu của Leader ( người lãnh đạo ) không được đáp ứng, nguyên nhân 80% dẫn đến Fail dự án bởi không bám sát được kế hoạch SEO đã vạch ra.

Dự Án SEO

Các Giai Đoạn Của Dự Án SEO ( Ảnh : meolamseo.com )

Kế hoạch SEO là gì?

Kế hoạch SEO đơn giản là xây dựng các bước giải quyết các vấn đề hoặc mục tiêu mà lãnh đạo và khách hàng đưa ra, nó bao gồm những vấn đề về thời gian, chi phí, nhân sự,…Tất cả đều dựa trên nguồn lực có thể đáp ứng của công ty hoặc tổ chức. Kế hoạch SEO bao gồm 2 loại kế hoạch chính dưới đây:

Kế hoạch chiến lược:

Kế hoạch chiến lược là một kế hoạch dùng để trình bày với cấp trên, nhằm giải quyết mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp, bởi vì doanh nghiệp luôn đặt ra câu hỏi cho SEO Manager "Bao lâu, Bao nhiêu tiền và họ được gì khi đầu tư".

  • Mục tiêu dự án: mục tiêu này dựa theo kế hoạch kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp đặt xuống cho phòng marketing, được trưởng phòng phân bổ cho mỗi trưởng bộ phận thấp hơn chịu trách nhiệm ( số đơn hàng, lượt liên hệ, lượt truy cập, thứ hạng và thậm chí là doanh thu từ organic ).
  • Lộ trình SEO: với kế hoạch chiến lược thì đơn giản là những giai đoạn hoàn thành mục tiêu của đội ngũ, cho doanh nghiệp biết đến khi nào là hoàn thành 100% mục tiêu để họ giám sát.
  • Quy Trình vận hành: đây là quy trình vận hành đội ngũ để doanh nghiệp có thể đảm bảo không nhân sự nào ngồi chơi mà hưởng lương, đồng thời điều này giúp tránh giao việc chồng chéo.
  • Dự phòng: doanh nghiệp luôn đặt câu hỏi cho SEO Manager " em có phương án dự phòng không ", bạn cần phải liệt kê những dịch vụ hỗ trợ bên thứ 3 để dự phòng trường hợp xấu nhất ( nhân sự nghỉ việc,...)
  • Ngân sách (tài lực & vật lực): với doanh nghiệp, họ là người có tiền đề đầu tư, nhưng rõ ràng khoản ngân sách thực thi phải nằm trong khả năng cân đối của họ. Thường sẽ không quá 20% – 30% doanh thu mong muốn của họ (  bao gồm chi phí nhân lực và các chi phí công cụ, và chi phí quảng bá ).

Lưu ý: với bản kế hoạch SEO chiến lược khi trình SẾP duyệt, thì phải được trình bày trên PowerPoint. Rõ ràng tất cả vấn đề bằng các con số thể hiện trên bảng tính hay biểu đồ. Thể hiện rõ ràng nhất phần doanh nghiệp sẽ được khi thành công và những kế hoạch dự phòng tránh rủi ro để đảm bảo tỉ lệ thành công cao nhất có thể.

Kế hoạch hành động:

Kế hoạch hành động đơn giản là kế hoạch được SEO Manager truyền tải tới các leader hoặc nhận sự thực thi để họ hiểu mục tiêu hướng đến là gì và chọn con đường nào để đi tới hoàn thành được mục tiêu đó.

Kế Hoạch Hành Động

Bố Cục Một Kế Hoạch Hành Động Mẫu ( Ảnh: meolamseo.com )

1 - Xác Định Mục Tiêu:

Mục tiêu hay còn được hiểu là cái đích đến cho cuối chặng đường chạy đua khi làm SEO, việc xác định và bóc tách mục tiêu chính và phụ giúp nhân sự và chính người quản lý dễ dàng kiểm tra hiệu quả công việc.

2 - Xác định chiến lược:

Khi đã xác định rõ ràng đích đến ở phần trên, chúng ta phải lựa chọn con đường để đi tới đích đó. Khi đó con đường chúng ta lựa chọn đó chính là chiến lược ( lưu ý, chiến lược là con đường, còn chiến thuật là phương tiện đi trên con đường đó ).

Mỗi người làm SEO đều có một chiến lược riêng, tuy nhiên tất cả chiến lược đều có một đặc điểm chung là trải qua các giai đoạn triển khai ( khởi tạo, thúc đẩy,...). Với mình thì thường sử dụng việc phân tích đối thủ cạnh tranh để xây lên một chiến lược hợp lý nhất.

3 - Bộ KPIs:

Xây dựng lên bộ KPIs chính là việc trả lời cho câu hỏi của nhân sự :" Vậy nhiệm vụ của bọn e làm là gì? ". Để trả lời cho câu hỏi đó, chúng ta phải dựa vào chiến lược ở trên rằng chúng ta cần làm gì với một số lượng nhất định.

Ví dụ: đội content ( 150 bài viết ), đội link link ( 900 backlink )

Khi xây dựng KPI chúng ta không chỉ xây dựng KPIs của dự án, mà chúng ta cần phải ngay lập tức chia KPIs cho từng nhân sự để tính toán số ngày hoàn thành KPIs dự án ( phần này cần dựa vào hiệu suất nhân sự để tính ).

Ví dụ: 

  • KPI content tên hoài: 75 bài viết
  • Hiệu suất 1 ngày: 5 bài viết
  • Số ngày hoàn thành: 75/5 = 15 ngày thực thi.

4 - Lộ trình thực thi:

Lộ trình thực thi: bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và các nhiệm vụ được sắp xếp theo các giao đoạn của một quy trình SEO cụ thể, ngoài ra chúng ta cần phải xác định rõ nhân sự chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ.

Lưu ý: với bản kế hoạch hành động nên sử dụng Excel để truyền tải cho nhân sự.

Triển khai công việc dự án SEO:

Sau khi xây dựng kế hoạch, nhiều đơn vị không triển khai bám sát được kế hoạch, bởi kế hoạch đa phần có những mục tiêu mập mờ. Vì vậy hãy cố gắng đọc kĩ phần kế hoạch SEO ở trên để triển khai kế hoạch một cách sát sao nhất tránh bị fail.

Giao việc là như thế nào?

Giao việc là một nhiệm vụ của người quản lý nhằm giảm bớt phần việc của chính mình và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng. Tuy nhiên, không phải người sếp nào cũng biết giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả.

Quản lý SEO giao việc

Quản lý SEO giao việc ( Ảnh : meolamseo.com )

Manager giao việc cho leader:

  • Gọi là list task hay group task ( dựa theo bảng kế hoạch SEO thực thi ở trên ).
  • Giao cho leader content: số bài cần viết & yêu cầu onpage, bố cục.
  • Giao cho leader link: số link cần đi & yêu cầu chất lượng ( DA, PA or CF, TF ).
  • Thời gian giao việc: hàng tháng hoặc toàn dự án.

Leader giao việc cho các member:

  • Leader content giao cho member số bài viết hàng tuần.
  • Leader link giao cho member số backlink cần đi hàng tuần.
  • Nơi đi xây dựng backlink.

Triển khai giao việc:

Riêng phần này nên sử dụng các công cụ, như vidupm.com hay seobeginner.com, em cũng đang cố gắng phát triển một tool quản lý SEO riêng, có thể public sau này. Tuy nhiên trên phần này em hướng dẫn 9 bước sử dụng trên vidupm để quản lý tiến độ SEO.

B1: Thêm người dùng vào Dự án

Một khi dự án được tạo ra, cần có người thực thi cố gắng phân rã nhân lực theo các nhóm nhiệm vụ:

  • SEO Manager.
  • Leader link.
  • Leader content.
  • Member content.
  • Member link.

Thông tin bao gồm chức danh, email & số điện thoại.

Thêm user vào dự án

Thêm user vào dự án & phân rã nhiệm vụ cho từng user ( Ảnh : meolamseo.com )

B2: Tạo task và chỉ định task cho từng người.

Có 3 loại task :

  • List task: SEO Manager giao những đầu việc lớn cho leader như ( 150 bài viết or 1000 backlink ).
  • Task: sau khi nhận từ Manager, leader giao việc trong 1 tuần  ( 30 bài or 100 link ).
  • Sub task: sau khi họp với team, đội content lên tiêu đề viết 1 tuần đó, đội link thì lên số lượng và data đi xây dựng backlink tuần đó.

Giao task cho nhân sự

Giao task cho nhân sự ( Ảnh : meolamseo.com )

Trong lúc add task và sub task, lưu ý các bạn cần phải thêm người thực thi vào và ngày bắt đầu cũng như ngày kết thúc trong task để giám sát nhân sự có làm đúng theo kế hoạch không.

B3: Thêm cột mốc (Add Milestones).

Bạn có thể thêm các mốc quan trọng vào dự án của bạn theo mục tiêu của bạn.

Thêm mốc thời gian cho task list

Thêm mốc thời gian cho task list ( Ảnh : meolamseo.com )

Những mốc thời gian, này chính là deadline của những đầu việc lớn ( task list ) giao cho các leader.

Lưu ý: để có thể giao việc dễ dàng, SEO manager phải rõ ràng các đầu việc thông qua kế hoạch SEO thực thi, tránh tuyệt đối giao việc kiểu chung chung không có con số rõ ràng. Cần tính toán dựa trên số lượng nhân sự hiện có và khả năng thực tế của nhân sự, sẽ tăng dần khối lượng công việc & áp lực theo thời gian cho nhân sự thực thi để tối đa hoá hiệu suất làm việc của họ.

Báo cáo SEO:

Báo cáo SEO bao gồm 3 phần chính là báo cáo của đội content, báo cáo của đội link và báo cáo của SEO manager tới khách hàng, nhằm giám sát được việc đi đúng lộ trình & hiệu quả của việc thực thi:

Báo cáo đội content:

Với đội content, các SEO leader chỉ quan tâm tới các báo cáo đơn giản là ai viết, viết bài nào, viết ngày nào. Còn về việc tối ưu Onpage hay chất lượng bài viết phải mặc định khi đào tạo đầu tiên, phải làm đúng các checklist. Làm sai quá 3 lần cho nghỉ việc lấy gương cho người dưới ( tất nhiên 2 lần sai trước phải nhắc nhở ).

Báo cáo bài viết của content writer

Báo cáo bài viết của content writer ( Ảnh : meolamseo.com )

Lưu ý : mọi báo cáo đều phải cập nhật vào cuối ngày và leader sẽ thống kê vào cuối tuần và báo cáo lại cho SEO manager số lượng mỗi người trong cuộc họp đầu tuần.

Báo cáo đội link:

Với đội link đơn giản là việc báo cáo việc xây dựng backlink của mình hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Để leader có thể thống kê và đánh giá được số lượng và chất lượng link trước khi báo cáo trình cho manager.

Hỉnh ảnh dưới đây, là ứng dụng vidupm vào báo cáo backlink, có cung cấp các thông tin cơ bản như:

  • Destination Url: link cần SEO, trong ví dụ của em là đường dẫn của trang tienanhplus
  • Website Url: chính là nơi chèn backlink, trong ví dụ của em là thế giới SEO
  • Owner: chính là chủ nhân, người đi xây dựng backlink
  • Kind: loại link ( text hoặc hình ảnh ).
  • Status: trạng thái của link ( cái này cứ chọn active ).
  • Type: loại link
  • Website type: loại website, đi xây dựng backlink ( forum, blog comment,…)
  • Vendor: người viết bài cho anh em đi link. 

 Báo cáo backlink Báo cáo backlink hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng cho leader & manager ( Ảnh : meolamseo.com )

Phần này các bạn nếu không muốn add thủ công từng link mội thì có form excel mẫu ở ” Download Sample Excel ” thêm vào hàng loại rồi sau đó up luôn lên ở nút ” Browse ” màu xanh lá cây nhé. Sau này leader sẽ kiểm tra ở phần lọc, sẽ lọc được ngày tháng và người thực thi xây dựng backlink.

Báo cáo của SEO Manager:

Báo cáo của SEO manager tới khách hàng phải thật rõ ràng, đơn giản và đầy đủ những yếu tố mà cấp trên quan tâm. Tóm lại SEO Manager cần phải báo cáo mục tiêu ban đầu mà bạn đã chốt với cấp trên.

  • Thứ hạng.
  • Lưu lượng truy cập.
  • Số liên hệ.
  • Số đơn hàng thành công.
  • Doanh thu ( trang thương mại điện tử )

Đôi khi những trang dịch vụ nhiều sếp yêu cầu mục tiêu doanh thu, và SEOer nói là không thể tính được và rất áp lực. Lý do là người làm SEO đó chưa có nhiều kinh nghiệm đo lường & tính toán, chính vì thế mình sẽ hướng dẫn anh em chút tư duy.

Một công thức đơn giản cho những ai cần tính điều đó:

B1 : tính click dự kiến

CTR dự kiến * Search volume = Click dự kiến.

B2 : tính số chuyển đổi dự kiến ( dựa vào tỉ lệ chuyển đổi của marketing dự kiến 3% ).

Click dự kiến ở trên * 3% = Số chuyển đổi marketing dự kiến.

B3 : nếu website phải trải qua bước chốt sale ( dựa vào tỉ lệ chuyển đổi của sale tính số chuyển đổi cuối cùng ).

Số chuyển đổi marketing dự kiến * tỉ lệ chuyển đổi của sale = Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng.

B4 : sau đó dựa vào giá trị đơn hàng trung bình của năm trước để tính.

Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng * giá trị đơn hàng trung bình = doanh thu dự kiến.

Tất nhiên những con số trên khi tính ra chỉ là dự kiến, tuy nhiên cũng giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan về họ được gì.

tính số đơn hàng dự kiến

tính số đơn hàng dự kiến ( Ảnh : meolamseo.com )

Lưu ý: phần báo cáo cho doanh nghiệp hãy trình bày bằng PowerPoint có các con số và biểu đồ, hình ảnh minh hoạ rõ ràng. Hôm nào em rảnh e sẽ làm file báo cáo mẫu cho anh em dùng cho chuyên nghiệp nhé, giờ gần tết cũng bận mà.

Giám Sát & Đo lường hiệu quả

Nhiều người làm việc, họ khá chủ quan và tin 100% vào báo cáo của nhân viên, điều đó khiến họ thực sự bị động & đôi khi vì thế có những quyết định sai lầm. Chính vì thế phần Giám Sát và Đo lường này chính là một cứu cánh.

Giám sát gì:

  • Giám sát hoàn thành KPIs
  • ​Giám sát quy chuẩn chất lượng

Công cụ giám sát tự động:

  • Sử dụng công cụ quản lý để giám sát KPIs: vidupm.com
  • Sử dụng công cụ giám sát chất lượng nội dung: https://www.link-assistant.com/website-auditor/
  • Sử dụng công cụ giám sát nội dung trùng lặp và mỏng: https://urlprofiler.com
  • Sử dụng công cụ giám sát backlink: https://ahrefs.com 
  • Sử dụng công cụ giám sát quy chuẩn backlink: https://seo-rank.my-addr.com/pa-da-cf-tf-lookup-prices.php

Đo lường gì:

  • Tỉ lệ cuộn trang
  • Số click link nội bộ
  • Số comment
  • Số facebook like
  • Số liên hệ ( Ấn vào nút call, gửi form, bắt đầu chat, chat offline )

Công cụ sử dụng:

  • https://analytics.google.com
  • https://tagmanager.google.com 

Kết bài:

Những phần ở trên là sử dụng phương thức đo lường thông qua các công cụ API Moz, Ahrefs, Google Tag Manager & Google Analytics. Phần này em sẽ biên những bài hướng dẫn sử dụng & đo lường sau nhé, bởi vì nếu viết thì có thể nó lên đến 20.000 word, nên sẽ có những bài chi tiết & video để mọi người thực hiện nhé.

Phần này em không đào tạo đâu nhé, nếu em chỉ đào tạo SEO với GSA, nếu các SEO Manager thích chi tiết và file mẫu về kế hoạch SEO mọi người có thể liên hệ mua tài liệu của em nhé. Tiếc gì một like, vote 5 sao cho bài viết tâm huyết của em nhé. Cần hỏi gì comment ở box dưới đây em đọc được sẽ trả lời nhé.

Nguồn : meolamseo.com

Quản trị ĐỘI SEO cho SEO Manager
4.8 (95%) 12 vote[s]

About the Author Tien Anh Nguyen

Tôi là: Tien Anh Nguyen - Job title: Founders meolamseo.com - Company: Tien Anh Plus Chia sẻ kiến thức SEO từ những năm 2014, với sở thích nghiên cứu về SEO. Tôi mong muốn một ngày mình có thể xây dựng được một công cụ hỗ trợ quản lý đội SEO. Và hy vọng một ngày nào đó có thể nhận được giải thưởng về SEO tầm cỡ thế giới.

follow me on:
  • Huy Lê says:

    Cái phần mềm quản trị project là phần mềm gì vậy admin

  • Trung says:

    Chào bác, Em có sử dụng phần mềm vidupm.com mà bác hướng dẫn. Sao em sử dụng vẫn không thấy SEO TOOLS bác nhỉ ?

  • HauBT says:

    ad ơi, có bản mẫu kế hoạch nào không cho xin cái

  • Thân says:

    ad ơi, có mẫu kế hoạch nào cho e xin cái với! e đang rất cần! e cảm ơn nhiều!

  • >